Proje İçeriği

Günümüz bankacılığında her geçen gün müşteri sayıları artmakta ve operasyonel rutin işlemleri çoğalmaktadır. Bu nedenle banka çalışanları mesaisinin birçoğunu rutin işler için harcamaktadır. Vakıf Katılım, “Teknoloji ile Büyüme” vizyonu doğrultusunda Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) teknolojisini 2019 yılında kullanmaya başladı ve şirket içerisinde bu teknolojinin yaygınlaştırılıp tüm iş birimlerinde kullanılması hedeflendi. Başlatılan “Şirket İçi Robot Mimarlarının Yetiştirilmesine Yönelik Eğitim ve Hackathon Düzenlenmesi” projesi ile şirket içerisinde bulunan her birimden en az bir kişinin Robot Mimarı olması ve kendi çalıştığı iş birimindeki süreçlerin mimarisini çıkararak RPA uygulamasına aktarması amaçlandı. Ayrıca şirket içerisindeki çalışanların katıldığı bir Hackathon düzenlenerek yeni süreçlerin oluşturulması ve şirket için RPA teknolojisinin yaygınlaştırılması hedeflendi. Bu hedefler doğrultusunda RPA teknolojisinin şirket içi yaygınlaştırılması için ilk olarak tüm şirket çalışanlarına bilgi verildi. Sonrasında tüm iş birimlerinin yöneticileri ile süreç analizleri yapıldı. Bu analizler sonucunda rutin iş yoğunluğu olan iş birimleri belirlendi. Rutin iş süreçlerinin yoğun olduğu iş birimi yöneticileri ile her birimden Robot mimari olabilecek 24 kişi seçildi. Bu 24 kişiye süreçlerin nasıl RPA aktarılabileceği ile ilgili teorik ve uygulamalı eğitimler verildi. Bu eğitimler sonucunda Robot Mimarları için Hackathon düzenlenerek her katılımcının çalışmış olduğu birimdeki bir süreci, belirlenen süre içerisinde RPA’ye uygulanması istendi. Dereceye giren yarışmacılara çeşitli hediyeler verildi. Bu sayede şirket içerisinde farklı birimlerden farklı süreçlerin Robotik Otomasyon sürecine aktarıldı. Sonuç olarak proje öncesinde RPA’ye 12 adet süreç aktarılabilmiştir. Bu süreçler için 3.2 tam zaman eşdeğer iş yükü (FTE) kazanımı sağlanmıştır. Proje ile beraber verilen eğitimler ve sonrasında düzenlenen Hackathon ile 12 süreç daha canlıya alınmış ve 1.4 FTE kazanım sağlanmıştır. Ayrıca 9 adet süreçte geliştirme aşamasında olup kısa süre içerisinde canlıya alınarak 15 FTE daha kazanım sağlanacaktır. Şirket içerisinde RPA kullanan Servis sayısı proje öncesi 9 iken proje sonrası bu sayı 19 olmuştur. Devreye alınan süreçler uçtan uca tasarımla devreye alındığı için çalışandan bağımsız sıfır hata ile ilerlemekte müşteri memnuniyeti arttırılmaktadır. Ayrıca rutin iş süreçlerinin fazla olduğu birimlerdeki kişilerin verilen eğitimler ile mevcut süreçlerin dönüşümünü yapması yanında, iş birimlerinin ihtiyacı olan yeni süreçler de yapabilmektedir. Bu sayede iş birimlerinin Bilgi teknolojileri birimleri ile bağımlılığı azalmakta olup, yeni süreçlerini kendileri tasarlayabilmektedirler.

Projenin Amacı

mehmet.butun@vakifkatilim.com.tr

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Proje ile daha önce satın alınan ve kullanılmaya başlanan Robotik Süreç Otomasyonu yazılımının firma içerisindeki tüm rutin iş süreçlerine sahip iş birimlerin yayılmasını sağlayarak, bir çok farklı sürecin işleyişi otomatik hale getirilmiştir. Kısacası kurum için alınan bir yazılımın işleyişini daha aktif hale getirmek ve yaygınlaştırmak için proje gerçekleştirilmiştir.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Farklı birimlerdeki çalışanlara verilen RPA eğitimleri ve eğitimler sonucu düzenlenen Hackathon projenin en yenilikçi tarafını oluşturmaktadır. Kurgulanan bu model ile RPA teknolojisinin Bankanın katma değer yaratan hem şube hem de genel müdürlük birimlerinde etkin kullanımı ve yaygınlaştırılması sağlanmıştır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Projenin en önemli hedefi RPA teknolojisinin şirket içerisinde tüm birimlere yayılması ve bankada operasyonel işler yapan her bir çalışanın robot mimarı olabilmesidir. Bu hedef doğrultusunda projede aşağıdaki süreçler uygulanmıştır. 1. RPA teknolojisinin şirket içi tanıtılması 2. Rutin süreç yoğunluğu olan iş birimlerinin analiz edilmesi 3. İş birimi yöneticileri ile beraber robot mimar adaylarının belirlenmesi 4. Robot mimar adaylarının eğitilmesi 5. Robot mimarlarına işlerini otomasyona aktarması için motivasyon artırıcı hediye/yarışma/ödül verilmesi 6. Hackathon ile adayların yarıştırılarak yeni süreçlerin oluşturulması 7. Yarışma sonrasında Robot mimarlarının etkinliğinin artarak devam etmesi için sürdürülebilirliğin sağlanması Bu süreçlerin tamamında gerek birim müdürleri, gerek üst yönetimin desteği çok fazla olmuştur. Ayrıca düzenlenen Hackathon etkinliğine Vakıf Katılım’ın üst yönetimi katılmış ve ödülleri kendileri takdim etmiştir. Bu etkinlikteki üst düzey katılım projenin banka içerisinde üst yönetim tarafından sahiplenildiğinin göstergesi olmuştur.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Proje kurum içinde İK, Finans, Pazarlama, Operasyon, Hukuk, Hazine ve Strateji Genel Müdürlüklerinde bulunan birçok birime fayda sağlamıştır. Ayrıca daha fazla birime fayda sağlamaya devam etmektedir.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Proje öncesi durumda şirket için RPA kullanılan iş birimi 9, RPA’ye aktarılan süreç 12 ve bu süreçler için 3.2 tam zaman eşdeğer iş yükü (FTE) kazanımı sağlanmıştır. Bu durumda 480 bin TL’lik bir kazanım elde edilmiştir. Ancak bu kazanım yeterli görülmeyip “Şirket İçi Robot Mimarlarının Yetiştirilmesi ve Hackathon Düzenlenmesi” proje başlatılmıştır. Proje sonucunda ise RPA kullanan 19 iş birimi, toplamda RPA’ye aktarılan 33 süreç ve bunlarında sonucunda 19.6 FTE kazanım sağlanmıştır. Bu kazanımların toplamda maddi karşılığı ortalama 2.94 MTL olmuştur.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Projede Ar-Ge-İnovasyon Servisi ve Süreç Yönetimi ve Mimarisi Servisinden toplam 7 kişi aktif olarak projede görev almıştır.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

UiPath